ΜΚΟ οποιουδήποτε μεγέθους μπορούν να συνεργαστούν με πρακτορεία. Οι φορείς παρέχουν υποστήριξη και τεχνογνωσία σε βοηθήστε τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό σας με διάφορους τρόπους. Το Media Cause κατανοεί ότι οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να είναι ευκίνητοι και να σκέφτονται δημιουργικά.
Πώς, λοιπόν, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και οι οργανισμοί συνεργάζονται για να παραμείνουν ευθυγραμμισμένοι με τον προϋπολογισμό του έργου; Παρέχουμε παρακάτω μερικές εύκολες συμβουλές για να βοηθήσουμε τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και τις εταιρείες να ευθυγραμμιστούν με τον προϋπολογισμό μάρκετινγκ για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς.
Προσδιορίστε εάν χρειάζεστε ένα πάγιο τέλος ή ένα έργο χρόνου και υλικών
Έργο με πάγιο τέλος είναι κάθε εύρος εργασίας που τιμολογείται σε καθορισμένη τιμή εντός καθορισμένου χρονικού διαστήματος.
Ένα έργο χρόνου και υλικών είναι οποιοδήποτε εύρος εργασίας που τιμολογείται με βάση τις ώρες εργασίας που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των καθορισμένων παραδοτέων εντός ενός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου.
Και τα δύο έχουν πλεονεκτήματα – αλλά ποιο είναι κατάλληλο για εσάς;
Μια σύμβαση σταθερής αμοιβής παρέχει σαφείς κατευθυντήριες γραμμές, υποθέσεις, απαιτήσεις και προθεσμίες. Αυτό λειτουργεί πολύ καλά για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς με σταθερούς προϋπολογισμούς που επιτρέπουν μεγαλύτερη προβλεψιμότητα και διαφάνεια.
Μια σύμβαση χρόνου και υλικών εστιάζει περισσότερο σε μακροπρόθεσμα δυναμικά έργα όπου δεν είναι γνωστές όλες οι λεπτομέρειες. Αυτό λειτουργεί καλά όταν μια ομάδα χρειάζεται περισσότερη ευελιξία και συνεργασία.
Κατανοήστε το χρονοδιάγραμμα και τη διαδικασία
Μόλις καθοριστούν τα παραδοτέα και το πεδίο εφαρμογής (γνωστός και ως προϋπολογισμός του έργου), ήρθε η ώρα να αναπτύξετε ένα χρονοδιάγραμμα.
Εάν το πρακτορείο δεν το έχει ρυθμίσει, ζητήστε μια εναρκτήρια κλήση. Αυτή είναι μια ευκαιρία για την ομάδα να προσδιορίσει τους στόχους και τους στόχους της εργασίας και να καθοδηγήσει προς την κατεύθυνση που εργάζονται οι ομάδες. Αφήστε χρόνο για ερωτήσεις και βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν τα σωστά σημεία επαφής, τα ορόσημα και τις προθεσμίες, το σχέδιο εργασίας και τη διαδικασία στο τέλος της κλήσης. Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα για να καθοριστεί τι χρειάζεται για να ξεκινήσει το έργο και βοηθά στη δημιουργία μιας εξαιρετικής συνεργασίας μεταξύ των ομάδων.
Ενώ ένα σχέδιο εργασίας καθορίζει τα καθήκοντα και το χρονοδιάγραμμα, η διαδικασία καθορίζει πώς να το ολοκληρώσετε έγκαιρα και με επαγγελματικό τρόπο. Τα μέλη της ομάδας ενθαρρύνονται να έχουν πρακτορεία και εμπιστοσύνη στη λήψη αποφάσεων με ισχυρό υπόβαθρο πληροφόρησης και συγκεκριμένη κατεύθυνση με μια διαδικασία και σχέδιο εργασίας σε εφαρμογή.
Και τίποτα δεν μπορεί να γίνει χωρίς τους κατάλληλους ανθρώπους. Αναθέστε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας σε συγκεκριμένους ρόλους και καθήκοντα. Ποιος είναι υπεύθυνος για την αναθεώρηση και την έγκριση; Ποιος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση; Ο καθορισμός ρόλων και ευθυνών θα πάει μακριά μια ομάδα.
Πρόσθετες Συμβουλές
Ακολουθούν μερικές πρόσθετες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να καθοδηγήσετε τη σχέση σας με την εταιρεία καθώς προχωρά το έργο:
1) Προσδιορισμός της καλύτερης γραμμής επικοινωνία για την κατάσταση του έργου και τον προϋπολογισμό είναι ζωτικής σημασίας. Ορίστε επαναλαμβανόμενες συσκέψεις ή check-in μέσω email για να μοιράζεστε συνεπείς ενημερώσεις σχετικά με τα παραδοτέα.
2) Ζητήστε μια αναφορά προϋπολογισμού ή βηματοδότησης στα μέσα του μήνα. Ελέγξτε το σε σχέση με την κατάσταση του έργου και το χρονοδιάγραμμα.
3) Ζητήστε ένα μηνιαίο πρόγραμμα παρακολούθησης χρέωσης που περιλαμβάνει τον εκτιμώμενο προϋπολογισμό του έργου ανά μήνα. Προσθέστε το πραγματικό ποσό τιμολογίου κάθε μήνα για να προσδιορίσετε τον ρυθμό.
4) Κάντε ερωτήσεις. Εάν απαιτείται περισσότερος χρόνος από τον αναμενόμενο για το έργο, σκεφτείτε τι μπορεί να επηρεαστεί ή τι μπορεί να προσαρμοστεί.
5) Να είστε ευέλικτοι. Η σχέση σας είναι αμφίδρομος και είναι σημαντικό να κατανοήσετε την επίδραση που μπορούν να έχουν οι αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα και στους προϋπολογισμούς. Να είστε ρεαλιστές και κατανοητοί όταν τα πράγματα μπορεί να χρειαστεί να αλλάξουν.
Ο Μπέντζαμιν Φράνκλιν είπε κάποτε: «Αν αποτύχεις να σχεδιάσεις, σκοπεύεις να αποτύχεις».
Η αποτυχία προγραμματισμού έχει επιπτώσεις στον προϋπολογισμό όταν εργάζεστε με μια εταιρεία. Είμαστε εδώ για να συνεργαστούμε για όλες τις ανάγκες και τους προϋπολογισμούς. Μάθε περισσότερα για το πώς το Media Cause μπορεί να σας βοηθήσει να επηρεάσετε την εργασία σας.
